遅刻・早退の理由申請、放置すると生まれる課題と解決策

お役立ち記事 2026年8月19日

遅刻や早退が発生するたびに、理由の確認や控除の判断に時間を取られていませんか。本記事では、勤怠管理システムの「遅刻・早退の理由申請」機能に注目し、なぜこの機能が必要なのか、導入によって現場の運用がどう変わるのかを解説します。

よくある課題と、導入後の変化

遅刻や早退が発生しても、本人からの申告がなければ、管理者は打刻データだけで理由を把握できず、都度ヒアリングが必要になります。遅刻・早退をした本人が時刻と理由をあわせて申請できる仕組みがあれば、理由確認のためのやり取りを減らせます。

交通機関の遅延による遅刻の場合、証明書の提出を求める企業も少なくありませんが、紙やメールでのやり取りは紛失や確認漏れにつながりがちです。遅刻申請時にファイルを添付できる機能があれば、申請データと証明書を一体で管理でき、後からの確認もしやすくなります。

遅刻・早退の理由申請とあわせて、遅刻時のファイル添付まで対応している主なサービスは以下の通りです（五十音順）。

申請方法や前述の関連機能の対応範囲は製品ごとに異なるため、自社の課題を起点に確認をしてください。

※本記事の対応状況は、ITForward社が2025年2月時点で調査したデータをもとに作成しています。最新情報は各サービスの公式サイトよりご確認ください。

A. 多くの企業では、直属の上長が一次承認者となり、必要に応じて人事・労務担当が内容を確認する運用が取られています。承認の段階数は、就業規則や組織体制によって異なります。

A. 一般的には、交通遅延など本人の責任ではない理由の場合、控除の対象外とする企業が多くあります。ただし判断基準は就業規則によって異なるため、事前に確認しておくことが大切です。

遅刻・早退の理由申請とあわせて、周辺の出退勤申請機能も確認すると、より効果的な運用につながります。

直行・直帰の申請によって始業・終業時刻を登録できれば、外出の多い従業員の打刻漏れを減らせます。
事業場外みなし労働時間制では、この定時登録を労働時間の記録として利用できます。
ただし、制度の適用可否は、実際の労働時間を把握できる状況かを踏まえて別途判断する必要があります。

私用外出など、勤務時間とみなさない時間帯を申請できる機能があれば、実労働時間の集計をより正確に保てます。

欠勤の理由をあわせて申請できる機能があれば、無断欠勤ではないことを記録として残しやすくなります。

遅刻・早退の理由申請機能は、単に「理由を記録する」だけの機能ではなく、控除判断のばらつきや証明書管理の手間を一度に軽減するものです。導入を検討する際は、以下の点もあわせてチェックしておくと、より自社の運用に合ったサービス選びにつながります。

自社の勤怠管理における課題を起点に、必要な機能の組み合わせを確認していくことをおすすめします。