予実管理とは？シフトと実績のズレで起こる課題と解決策

予実管理機能とは、勤務予定と実績の差異を可視化・比較する機能のことを言います。シフト制の現場では、組んだ予定通りに勤務が進むとは限りません。予定と実績のズレに気づかないまま放置すると、正しい労働時間が把握できず、残業代の計算誤りや人件費管理のブレにつながります。この記事では、勤務予定と実績の差異を画面上で確認できる「予実管理」機能に注目し、なぜこの機能が必要か、導入によって現場の確認作業がどう変わるかを解説します。

よくある課題と、導入後の変化

■ 手作業での予定・実績の突き合わせ

スプレッドシートなどで勤務予定と実績を別々に管理していると、シフト変更や打刻修正があるたびに転記や見直しが発生し、突き合わせ漏れが起きがちです。担当者が複数拠点・複数従業員分を目視で照合しようとすると、確認すべき項目が多く、どうしても見落としが生まれやすくなります。予定と実績の差異を画面上で自動比較できれば、手作業での突き合わせ自体が不要になり、確認漏れを防ぎやすくなります。

■ 差異に気づくタイミングの遅れ

月末の締め処理で初めて予定と実績のズレに気づくと、原因の調査や本人への確認作業に時間を取られ、締め作業全体が後ろ倒しになりがちです。特に複数の従業員のシフトが重なる繁忙期には、確認すべき件数が増え、締め処理の直前にまとめて対応することになりやすいという声も聞かれます。日々の勤務実績登録の都度、差異を画面で確認できれば、ズレの早期発見につながり、月末に確認作業が集中する事態を避けやすくなります。

予実管理に対応しているサービス

上記の課題(勤務予定と実績の差異を画面表示する機能)に対応しているサービスは以下の通りです(五十音順)。

• KING OF TIME
• ジョブカン勤怠管理
• ジンジャー勤怠

申請方法や前述の関連機能の対応範囲は製品ごとに異なるため、自社の課題を起点に確認をおすすめします。

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※本記事の対応状況は、ITForward社が2025年2月時点で調査したデータをもとに作成しています。最新情報は各サービスの公式サイトよりご確認ください。

FAQ

Q. 予実管理機能は、打刻データがないと使えませんか？

A. 予定と実績を比較する仕組みのため、実績側には打刻データや承認済みの勤務実績が必要です。事前に打刻や実績登録の運用を整えておくことで、比較機能を十分に活用できます。

Q. シフトを月の途中で変更した場合、変更前の予定は残りますか？

A. 製品によっては、変更前のスケジュールを予実比較用として別に保持できる機能があります。当初計画との比較を運用上重視する場合は、この機能の有無を事前に確認しておくとよいでしょう。

効果を最大化するには関連機能も見る

予実管理とあわせて、周辺のシフト管理・工数管理機能も確認すると、より効果的な運用につながります。

■ シフト表の確定申請

店長が作成したシフトをエリア長が承認するといった運用に対応できる機能もあり、シフト作成から確定までの流れを一元管理できると、予実管理の前提となるシフトの精度も高まりやすくなります。

■ プロジェクト工数の入力

勤務実績とあわせてプロジェクト単位の工数を記録できる機能もあり、実績データと工数データを一体で管理できると、労働時間の把握がより正確になります。

まとめ

予実管理機能は、単なる「便利な集計機能」ではなく、シフト作成・日々の実績確認・月末の締め作業という一連の業務にまたがるズレを一度に軽減できるものです。導入を検討する際は、以下の点もあわせてチェックしておくと、より自社の運用に合った選択がしやすくなります。

• シフト表の確定申請の有無
• プロジェクト工数入力との連携有無
• 変更前スケジュールを予実比較用として保持できるか

自社の課題を起点に、これらの関連機能の対応範囲も含めて検討することをおすすめします。