年5日の有給休暇取得義務、未達の防止はどう対応していますか？

お役立ち記事 2026年8月5日

年5日の有給休暇の取得義務については把握していても、期限が近づくまで進捗を追いきれていない現場は少なくありません。この記事では、有給休暇の取得義務に対応するアラート機能に注目し、手作業管理の課題と、アラート機能対応システムの導入で現場がどう変わるかを解説します。

有給休暇の取得義務でよくある3つの課題と、導入後の変化

■ 本人の見落とし 年5日の取得義務があることは知っていても、日々の業務に追われて自分の残り日数を意識できず、期限直前に慌てて申請が集中しがちです。画面上に未取得日数をアラート表示できれば、本人が早い段階で不足に気づき、余裕を持って予定を調整できます。

■ 労務担当の把握遅れ 従業員任せの運用では、労務担当や上長が未達者の存在を把握できるのは、締め作業や労基署の調査・指導を受ける段階になってからになりがちです。管理者側の画面にもアラートが表示されれば、部署内の未達者を早期に確認し、声かけを行いやすくなります。

■ 画面アラートの限界 システムへのログイン頻度が低い従業員には、画面上のアラート表示だけでは伝わりにくいという課題があります。未取得日数を本人や管理者にメールで通知できれば、システムを開く習慣のない従業員にも直接注意喚起が届き、期限までの取得を後押しできます。

申請方法や前述の関連機能の対応範囲は製品ごとに異なるため、自社の課題を起点に確認をしてください。なお、一部の製品では画面上のアラート表示のみに対応しており、本人・管理者へのメール通知までは対象外となる場合があります。通知の手段まで含めて、自社の運用に合うかを確認することをお勧めします。

※本記事の対応状況は、ITForward社が2025年2月時点で調査したデータをもとに作成しています。最新情報は各サービスの公式サイトよりご確認ください。

A. どちらも役立ちますが、性質が異なります。画面のアラートは本人がログインした際に気づける仕組み、メール通知はログイン頻度に関わらず届く仕組みです。両方が揃うことで、取得漏れに気づく機会を増やせます。

A. 製品によって設定できる範囲が異なります。取得義務の期限（付与から1年以内）や、通知を出すタイミング（期限の何日前かなど）を自社の運用に合わせて調整できるかは、各サービスの仕様を確認することをお勧めします。

A. 一般的には本人の上長や労務担当など、承認・確認権限を持つ従業員の画面に表示される仕組みが多いです。組織のどの範囲まで通知対象にできるかは、製品ごとの権限設定機能とあわせて確認するとよいでしょう。

■ 取得単位の柔軟さ 年休を1日・半日・時間単位で申請できる機能があると、期限間際でもまとまった休みが取りにくい従業員が、短時間から取得を進めやすくなります。

■ 残日数・取得期限の照会 本人がいつでも自分の付与日数・取得日数・残日数・取得期限を確認できる機能があれば、アラートが出る前から自分で状況を把握しやすくなります。

■ 年次有給休暇管理簿の出力 取得状況を記録した管理簿を出力できる機能があれば、期限管理だけでなく、法定の保存期間に対応した記録の保管もあわせて効率化できます。

※時間単位年休は、年5日の取得義務の対象日数には含まれません。（義務のカウント対象は1日単位・半日単位の取得分のみ）

取得義務アラートは、単に「催促する」ための便利機能ではなく、本人・労務担当の双方が期限までの取得漏れに気づく機会を増やし、コンプライアンス違反のリスクを一度に軽減する仕組みです。導入を検討する際は、以下のようなポイントもあわせて確認すると、より自社に合った選択がしやすくなります。

自社の課題を起点に、これらの関連機能とあわせて検討することをお勧めします。