ワークフローの多段階設定とは？アナログな承認フローの課題と解決策を解説

紙の申請書に印鑑を集めて回したり、上長が出張中で承認が止まったりと、アナログなワークフローに時間を取られていることはありませんか。まずはチェックリストで自社の課題を確認し、その対策として、勤怠管理システムのワークフローの多段階設定機能を紹介します。

「ワークフローの多段階設定」とは

ワークフローの多段階設定とは、勤怠管理システムにおいて、申請者から承認者まで、組織の規模や雇用区分ごとの承認ルールに応じて段階数を選んで設定できる機能です。紙やExcelでの回付と異なり、承認ルートをシステム上にあらかじめ組み込んでおくことで、複数人の承認が必要な場合でもオンライン上でそのまま処理を進められます。

当てはまったら要注意：3つの自己診断チェックリスト

• 申請書に印鑑を集めて回す、または上長にメールや口頭で個別に確認してもらっている
• 承認者が出張や不在の際、申請がその人のところで止まってしまう
• 複数人の承認が必要な申請ほど、承認完了までのやり取りが多くの人手を介している

チェックリストの問題は、システム導入で解決できます

紙やExcelでの承認回付は、承認者の手元に書類が届くまでのタイムラグや、出張・休暇による滞留が起きやすく、段階が増えるほど確認や催促の手間も増えていきます。担当者を探して回す、進捗を都度確認するといった作業は、承認そのものとは別に発生する負担です。

ワークフローの多段階設定ができる勤怠システムを導入すれば、多段階の承認ルートをあらかじめシステム上に設定でき、申請と同時に該当する承認者へオンラインで通知が届きます。書類を探して回す・出社を待つといった物理的な制約がなくなり、段階を組んでいても手元の端末から承認を進められます。

ワークフローの多段階設定に対応しているシステム

ワークフローの多段階設定は、以下のシステムで対応しています（五十音順）。

• HRMOS勤怠
• KING OF TIME
• ジョブカン勤怠管理
• ジンジャー勤怠
• マネーフォワード勤怠
• マネーフォワードクラウド勤怠Plus

ワークフローの多段階設定といっても、対応範囲はシステムによって差があります。たとえば、設定できる段階数の上限や、承認者を複数名設定して誰か1人の承認で完了とする運用に対応しているか、組織変更時に承認者をCSV取込できるかといった点は、実際の運用に影響しやすいポイントです。導入を検討する際は、こうした細かな仕様も含めて確認することをおすすめします。

※本記事の対応状況は、ITForward社が2026年9月時点で調査したデータをもとに作成しています。最新情報は各サービスの公式サイトよりご確認ください。

FAQ

Q. ワークフローの設定は、システム移行時にどれくらいの準備が必要ですか？

A. 現状の承認順序や承認者を洗い出し、部署ごとに必要な段階数を整理しておくと、システム上の設定もスムーズに進みます。差し戻しや代理承認など、例外パターンも事前に確認しておくと安心です。

Q. 承認者が出張や休みで会社にいない場合はどうなりますか？

A. システム上であれば、外出先や出張先からでも端末を通じて承認できるため、紙の書類のように承認者の帰社を待つ必要がありません。

Q. 部署によってワークフローを分けることはできますか？

A. 部署や申請内容に応じて、異なる段階数のワークフローを使い分けられる製品もあります。ただし対応範囲は製品によって異なるため、実際の設定範囲は確認が必要です。

Q. 承認待ちの申請が今どこで止まっているか、あとから確認できますか？

A. 多くのシステムでは、申請の進行状況や現在の承認待ち先を一覧で確認できる仕組みが用意されています。誰の承認で止まっているかが分かることで、催促や確認の手間を減らせます。

まとめ

冒頭のチェックリストをもう一度確認してみましょう。

• 印鑑を集めて回す、または口頭で個別に確認してもらっている
• 承認者の出張や不在で申請が止まってしまう
• 複数人の承認が必要な申請ほど、多くの人手を介している

当てはまった項目が多いほど、ワークフローの多段階設定機能の検討優先度は高いといえます。この機能は、アナログな回付作業をシステム上に置き換えることで、複数人の承認を必要とする申請でも承認者を待たせず処理できる点が特徴です。自社のワークフローがどこで滞りやすいかを起点に、検討を進めてみてください。